روابط عمومي در هر سازماني، سامانة برقراري ارتباط مؤثر ، نزديك و سازنده مديريت آن سازمان با ديگر بخش ها اعم از بخش هاي دروني يا بخش هاي بيروني محسوب مي شود. با برقراري اين ارتباط به نحو شايسته امكان تطابق بروندادهاي يك سازمان با نيازهاي بيروني فراهم مي شود. فرآيندي كه علت وجودي پيدايش و استمرار حيات آن سازمان محسوب مي شود. روابط عمومي درحقيقت، ابزار دوگانه اي است كه از يك سو باعث آگاهي مديران از محيط پيرامون آنها مي شود و از سوي ديگر باعث انعكاس درست فعاليت آنان به جمعيت مخاطب مي گردد. برقراري اين ارتباط دوطرفه در هر سطحي، مترادف سطح توفيق روابط عمومي است. به همين دليل توجه به چند نكته درخصوص فعاليت روابط عمومي حائز اهميت است.

نخست آنكه در فعاليت هاي روابط عمومي همواره ارتباط « دوسويه» است. دوم آنكه در فرآيندهاي ارتباطي روابط عمومي همواره اصل بر «تفاهم» است. در ارتباطات اين حوزه نه تنها «تحميل» جايي ندارد بلكه از «اقناع» نيز پرهيز مي شود. چراكه در اقناع نوعي رويكرد سلطه جويانه مخفي را مي توان جستجو كرد. فرآيندي كه در بلند مدت باعث مقاومت مخاطب در برابر پيام مي شود. ,,,,,,, نكته ديگر اتكاء به «تحقيق» به معناي واقعي كلمه است. اتكاء برتحقيق به معناي واقعيت بي پيراية هر پديده، اين امكان را براي روابط عمومي بوجود مي آورد كه تصميم سازي سازمان را در بهترين جهت هدايت كند. «تحقيق» و نيل به واقعيت بي پيرايه تنها از راه سنجش مستمر و منظم امكان پذير است و تنها از اين راه است كه مي توان با انتقال و ارايه اطلاعات دقيق و كارآمد به حوزة مديريت سامانه، «اعتماد» او را جلب و در فرآيند تصميم سازي او مشاركت نمود.

نكته بعدي «اخلاق» در روابط عمومي است. گرچه رويكرد سنتي به روابط عمومي رويكردي ابزاري و استفاده از اين واحد معمولاً براي تبليغ و پروپاگاند محسوب مي شود. اما جايگاه علمي روابط عمومي نه تبليغ بلكه تبيين جايگاه سامانه در جامعه و تبيين فرآيندهاي درون سامانه براي مديريت است. در اين راه پايبندي به اخلاق حرفه اي نه فقط از جهت ارزش هاي متعالي كه از ديدگاه فني و حرفه اي نيز يك ضرورت است. بدون اين پايبندي اطلاعات دقيق و درستي به مديريت و سازمان منتقل نخواهد شد. در آن صورت سامانه پي به نقائص خود نخواهد برد و مآلاً در پي رفع نواقص و ارتقاء كيفيت خود برنخواهد آمد. فلذا عمل «شرافتمندانه» ، احترام به مخاطبين اعم از موافق و مخالف، ,,,,,,, تأكيد بر تفاهم و تعامل ،‌ايجاد هماهنگي بين سازمان و گروه هاي مرتبط ، توجه به منافع بلند مدت، تميز واقعيات از شبهاتي كه خود را همچون واقعيات جلوه مي دهند، وفاداري به اهداف سازمان و تثبيت رفتار صادقانه با همكاران از جمله مباني ضروري در فعاليت هر سيستم و من جمله روابط عمومي است.
در اين راه روابط عمومي از دو نكته مهم نيز بايد پرهيز كند:
نخست «اغراق» در انعكاس موفقيت هاست و دوم «تعديل» وجوه منفي است. در نهايت با تكيه بر اين رويكرد روابط عمومي را بايد بخشي از فرآيند «مديريت» دانست و نه ابزاري براي اعمال مديريت. به عبارت ديگر روابط عمومي يك سامانة اجرايي در نظام مديريت محسوب نمي شود بلكه يك سامانة مشورتي در فرآيند تصميم سازي و سياست گذاري است. روابط عمومي جزئي از سيستم تطبيقي سازمان با محيط خود است. روابط عمومي به سازمان و مديريت آن كمك مي كند تا با محيط خود به تعامل مناسب بپردازد. روابط عمومي يك منعكس كنندة محض نيست، بلكه يك عامل مشاركتي است در اصلاح آنچه كه در نهايت به جامعه منعكس مي شود.


شرح وظايف مسئول روابط عمومي بيمارستان
* هماهنگي با واحدها جهت تهيه ،تاييد و انعكاس خبر در سايت بيمارستان و ساير سايتها
*شركت در جلسات مربوط به روابط عمومي ها در سطح استان
*هماهنگي و برگزاري مراسم در مناسبتهاي مختلف
*-تهيه عكس و فيلم از برنامه هاي مختلف بيمارستان و ارائه گزارش عملكرد
* هماهنگي بازديد افراد و ديگر دستگاهها از واحدهاي مختلف بيمارستان
*-تهيه پيش نويس بيانيه ها و اطلاعيه ها و پيامهاي تبريك و تسليت
*جمع آوري نقطه نظرات همكاران و انتقال به مديريت بيمارستان
*-جمع آوري انتقادات و پيشنهادات مراجعان به واحدهاي بيمارستان و انتقال به مديريت
* هماهنگي و تاييد نشريه هاي داخلي بيمارستان

(الف) برنامه ريزي
1 - عدم اشتغال در ساعت اداري به اموري غير از روابط عمومي
2- تهيه برنامه عملياتي فعاليت هاي روابط عمومي واحد به صورت ماهانه و سالانه و ...
3-تهيه گزارش و عملكرد ماهانه روابط عمومي و ارائه به مدير واحد
4. شركت فعال در جلسات مدير و مسئولان واحد مربوطه
5. تلاش براي ارتقاء دانش و مهارت روابط عمومي از طريق شركت در دورهاي آموزشي و استفاده از مطالب اينترنت و ...
6- تلاش و حركت به سوي روابط عمومي الكترونيك با بكارگيري فناوري هاي نوين


ب) اطلاع رساني
1-اطلاع رساني موضوعات مورد نياز به كاركنان واحد
2) اطلاع رساني راههاي ارتباط با روابط عمومي دانشگاه از قبيل تلفن گويا ،ايميل ، پيامك به همكاران، ارباب رجوع و ساير سازمانها
3) اطلاع رساني موفقيت و دستاوردها به مردم و مسئولان منطقه با هماهنگي مدير واحد
4) انعكاس مستمر موفقيت ها ،دستاوردها و فعاليتهاي واحد به روابط عمومي مركز
5) انعكاس مشكلات و چالشهاي مورد توجه مردم ، كاركنان، مسئولين و رسانه ها در محيط به مدير مربوطه
6) تهيه ، تدوين و نظارت بر محتوا و طراحي زير سايت واحد مربوط
7) درج اخبار متني و تصويري به صورت روزانه در زير سايت واحد مربوط
8) نظارت بر غني سازي و بروز رساني مطالب علمي در زير سايت واحد مربوط
9) اطلاع رساني برگزاري مراسم و برنامه ها به كاركنان واحد از طريق ايميل يا پيامك
10) جلوگيري و خودداري از موازي كاري در ارسال ايميل ، تبريك، تسليت و مناسبت ها براي ساير واحدها
11) معرفي كامل و جامع واحد مربوط به صورت بروشور، پمفلت، سي دي و ارسال به روابط عمومي مركز
12) تهيه كليپ و فيلم كوتاه آموزشي مانند پيشگيري از بيماريها، سوانح و ...
13) تهيه مطالب بهداشتي، درماني ، آموزشي ، پژوهشي و ... براي استفاده زيرنويس در سيما و تلويزيونهاي تبليغاتي و سربرگ نامه هاي اداري
14) تهيه ليستي از شماره تلفن همراه كاركنان واحد براي ارسال پيامك


ج) ارتباطات رسانه اي
1 ) هماهنگي با روابط عمومي مركز براي گرفتن مجوز،مصاحبه يا تهيه خبر توسط خبرنگار از محيط هاي بهداشتي، درماني، آموزشي پژوهشي، دانشجويي ،غذا و دارو و...
2) هماهنگي با روابط عمومي مركز براي انجام دادن مصاحبه، نشست مطبوعاتي، گزارش مسئولان و كاركنان آن حوزه با رسانه
3) همكاري و راهنمايي خبرنگاران رسانه ها برابر فرآيند ( در صورتي كه خبرنگار رسانه ها با روابط عمومي مركز براي تهيه خبر يا گزارش از محيط هماهنگي ننموده ، روابط عمومي واحد موظف است ضمن تكريم خبرنگار، تلفني از روابط عمومي دانشگاه اخذ مجوز نمايد و با مدير و حراست محيط الزاماً هماهنگ كند)
4) ارسال ليست مسئولان ،كارشناسان واجد شرايط براي انجام دادن مصاحبه ،تهيه گزارش ، نشست مطبوعاتي با هماهنگي مدير واحد و حراست به روابط عمومي مركز(بنياد شهيد)


د) پاسخگويي
1) دريافت روزنامه هاي رسمي و محلي از طريق اينترنت و بررسي آن ها و انعكاس شكوائيه هاي مردمي به مديريت بيمارستان
2) پاسخگويي شكوائيه هاي مردمي كه از طريق صندوق پستي ، ايميل ، تلفن يا حضوري به روابط عمومي منعكس شده است
3) انعكاس راهكار حل مشكلات واحد مربوط( مردمي ، كاركنان ، مسئولان و ... ) به روابط عمومي مركز
4) پيگيري در تسريع پاسخگويي به شكوائيه هاي مردمي در جرايد ارسالي توسط روابط عمومي مركز
5) انجام نظر سنجي و انعكاس نتايج به مدير واحد مربوط و روابط عمومي مركز
6) بازديد مستمر از محيط هاي تحت پوشش واحد

ه) امور فرهنگي
1) مشاركت فعال در اجراي مراسم هاي مذهبي،فرهنگي،راهپيمايي ها و ...
2) ترويج فرهنگ اسلامي و اخلاق اداري
3) فضا سازي و بزرگداشت مراسم هاي اسلامي و تهيه مطالب مفيد و آموزنده مناسبت ها و ارسال از طريق ايميل به كاركنان واحد

و) برگزاري مراسم - همايش - نمايشگاه و مناسبتها و ...
1) شركت در جلسه هماهنگي مراسم يا مناسبتها
2) هماهنگي و نظارت بر عوامل اجرايي مراسم (مجري،قاري،سرود جمهوري اسلامي،كليپ،سخنران ،گروههاي هنري ،تزئين سالن، پارچه نوشته و بنر ، صوت و نور)
3) تهيه عكس ، فيلم ، خبر
4) نظارت ، هماهنگي و همكاري در تنظيم و توزيع دعوتنامه مدعوين
5 اجراي امور محول از سوي مديريت روابط عمومي دانشگاه.